Introductie
Leidinggeven vraagt voortdurend om het maken van afwegingen. Dat geldt zeker in situaties waarin verantwoordelijkheid bewust wordt gedeeld met medewerkers. Wie eigenaarschap wil stimuleren, zal ruimte moeten geven. Wie verantwoordelijkheid draagt voor resultaten, planning en voortgang, kan die ruimte niet onbeperkt laten ontstaan. Tussen die twee werkelijkheden bevindt zich een dilemma dat veel leidinggevenden zullen herkennen.
Situatiebeschrijving
Binnen het team rouleert de rol van voorzitter tussen de medewerkers. De leidinggevende neemt deel aan de vergadering als deelnemer en heeft er bewust voor gekozen het voorzitterschap niet zelf te vervullen. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid voor het begeleiden van het gesprek, het bewaken van de agenda en het maken van proceskeuzes bij de voorzitter van dat moment.
Tijdens een overleg ontstaat een gesprek dat zichtbaar leeft binnen het team. Medewerkers delen ervaringen, stellen vragen en reageren op elkaar. Het gesprek raakt aan behoeften, zorgen en onderliggende dynamieken die niet eenvoudig in een paar minuten zijn af te handelen. De voorzitter ziet de waarde van het gesprek en geeft ruimte aan de uitwisseling.
De leidinggevende ziet tegelijkertijd dat de tijd verstrijkt. Op de agenda staan nog meerdere onderwerpen die aandacht vragen. Het wordt steeds waarschijnlijker dat de vergadering uitloopt of dat niet alle punten behandeld zullen worden.
De leidinggevende beseft dat ingrijpen gevolgen heeft. Wanneer hij het gesprek afkapt of de voorzitter corrigeert, neemt hij feitelijk de procesregie over. Daarmee ondermijnt hij de verantwoordelijkheid die hij juist bij de voorzitter heeft neergelegd. Ook bestaat het risico dat teamleden het gevoel krijgen dat hun inbreng ondergeschikt is aan de agenda.
Geeft hij ruimte aan de voorzitter en het team, dan accepteert hij dat de vergadering mogelijk uitloopt of dat andere onderwerpen blijven liggen.
De Kwestie
Wat doet een leidinggevende wanneer een voorzitter bewust ruimte geeft aan een belangrijk teamgesprek, terwijl daardoor de agenda in het gedrang komt?
Respecteert hij de keuze van de voorzitter en accepteert hij dat niet alles wordt behandeld, of grijpt hij in om de voortgang te bewaken, wetende dat hij daarmee het eigenaarschap van de voorzitter en mogelijk het gevoel van gehoord worden binnen het team aantast?
Mijn Antwoord
De kern van deze kwestie ligt niet bij efficiënt vergaderen. De kern ligt bij vertrouwen.
Een leidinggevende die ervoor kiest het voorzitterschap bij medewerkers neer te leggen, geeft daarmee een deel van de procesverantwoordelijkheid uit handen. Op het moment dat die keuze alleen geldt zolang de vergadering verloopt zoals de leidinggevende zelf zou willen, ontstaat een vorm van schijnverantwoordelijkheid. Dan mogen medewerkers voorzitter zijn, zolang zij dezelfde keuzes maken als de leidinggevende.
Dat betekent niet dat een leidinggevende nooit mag ingrijpen. Situaties kunnen ontstaan waarin grenzen worden overschreden, waarin veiligheid in het geding komt of waarin een vergadering volledig vastloopt. In dergelijke gevallen kan ingrijpen noodzakelijk zijn.
In de beschreven situatie lijkt daar geen sprake van. Hier maakt de voorzitter een andere afweging dan de leidinggevende zou maken. Dat is iets wezenlijk anders.
Mijn advies
Geef op dat moment ruimte aan de voorzitter en het team.
Niet omdat de agenda onbelangrijk is. Niet omdat efficiëntie geen waarde heeft. Wel omdat vertrouwen alleen groeit wanneer verantwoordelijkheid daadwerkelijk mag worden gedragen.
Een leidinggevende kan zijn zorg over tijd en voortgang uitspreken als deelnemer aan het overleg. Hij kan benoemen dat er nog onderwerpen openstaan en vragen hoe de voorzitter daarmee om wil gaan. Daarmee brengt hij relevante informatie in zonder de procesregie over te nemen.
Na afloop van de vergadering ontstaat vervolgens een waardevol gesprek tussen leidinggevende en voorzitter. Was dit de juiste keuze? Wat leverde het gesprek op? Welke onderwerpen zijn blijven liggen? Hoe kijken we daar samen op terug?
Juist daar zit de ontwikkeling van eigenaarschap. Niet in het corrigeren van keuzes op het moment dat ze worden gemaakt, maar in het gezamenlijk reflecteren op de gevolgen ervan.
De vraag voor een leidinggevende is daarom uiteindelijk niet: “Hoe houden we deze vergadering op schema?”
De diepere vraag luidt: “Vertrouw ik de verantwoordelijkheid die ik heb gedeeld ook op het moment dat iemand anders een andere keuze maakt dan ik zelf zou hebben gemaakt?”