Introductie
Een vrijwilliger binnen een sportvereniging legt een vraagstuk voor dat speelt binnen zijn club. Vanuit zijn betrokkenheid bij het team en de vereniging ziet hij hoe een incident doorwerkt in de onderlinge verhoudingen.
Hij zoekt naar duiding van wat hier gebeurt en naar een manier om recht te doen aan zowel de betrokkenen als de vereniging als geheel.
Situatiebeschrijving
Binnen de vereniging heeft zich een incident voorgedaan waarbij een situatie escaleerde en grenzen werden overschreden. Het gedrag dat daarbij zichtbaar werd is erkend en degene die daarbij betrokken was heeft hiervoor excuses aangeboden.
De aanleiding lag in een besluit van het bestuur over de toelating of deelname van een persoon binnen de vereniging. Dit besluit werd op dat moment uitgevoerd door een van de vrijwilligers, die daarmee handelde namens de vereniging.
De persoon op wie het besluit betrekking had, accepteerde deze keuze niet, waarna een confrontatie ontstond waarin emoties opliepen en de situatie uit de hand liep. In die escalatie is de grens van fysiek gedrag overschreden.
Na het incident heeft de vereniging snel positie gekozen. De aandacht kwam sterk te liggen op het zichtbare gedrag, terwijl de rol van het onderliggende besluit en de uitvoering daarvan minder nadrukkelijk werd meegenomen.
Degene die het gedrag vertoonde ervaart daardoor dat de verantwoordelijkheid volledig bij hem komt te liggen, terwijl hij handelde in de uitvoering van een besluit dat breder binnen de vereniging tot stand is gekomen. Tegelijk ervaart een naaste van hem dat de sociale dynamiek binnen de vereniging veranderd is, waardoor het moeilijker is geworden om zich vrij te bewegen binnen de club.
De situatie roept spanning op doordat meerdere lagen door elkaar heen lopen. Er is een incident dat om begrenzing vraagt, een besluit dat doorwerkt in de uitvoering en een vereniging die reageert op wat zichtbaar is geworden.
De Kwestie
Hoe ga je als vereniging en als individu om met een incident waarin iemand een grens overschrijdt terwijl hij handelt in de uitvoering van een gezamenlijk genomen besluit?
Mijn Antwoord
In dit soort situaties wordt zichtbaar hoe een vereniging omgaat met spanning en verantwoordelijkheid. Een incident legt niet alleen het gedrag van een individu bloot, het maakt ook zichtbaar hoe besluitvorming en rolverdeling binnen de club zijn ingericht.
Wanneer iemand optreedt namens een vereniging, vervult hij een rol die verder gaat dan zijn persoonlijke positie. Hij vertegenwoordigt een keuze die door anderen is gemaakt. Dat betekent dat het handelen van die persoon nooit volledig los te zien is van het besluit dat hij uitvoert.
Op het moment dat een situatie escaleert, verschuift de aandacht vaak naar wat zichtbaar is geworden. Dat is begrijpelijk, omdat grensoverschrijdend gedrag direct raakt aan veiligheid en normen. Tegelijk ontstaat daar een spanning wanneer de context van handelen naar de achtergrond verdwijnt.
In deze situatie komen twee lijnen samen die uit elkaar gehouden moeten worden. Het gedrag dat de grens overschrijdt vraagt om duidelijke afwijzing. Tegelijk vraagt de uitvoering van het besluit om erkenning. Wanneer die tweede lijn niet wordt benoemd, ontstaat een beeld waarin iemand verantwoordelijk wordt gehouden voor een situatie waarin hij ook een rol vervulde namens de vereniging.
Daarmee ontstaat een verwarring van rollen. De vrijwilliger wordt aangesproken op gedrag, terwijl de opdracht die hij uitvoerde buiten beeld blijft. Dat kan ertoe leiden dat iemand er alleen voor komt te staan in een situatie die breder is dan zijn eigen handelen.
Tegelijk is het van belang om te erkennen dat escalatie in dit soort situaties niet altijd volledig te voorkomen is. Wanneer iemand alleen staat in de uitvoering van een besluit en wordt geconfronteerd met weerstand, kan een situatie zich ontwikkelen op een manier die moeilijk te beheersen is. Dat neemt de verantwoordelijkheid voor het eigen handelen niet weg, het plaatst het wel in een realistisch perspectief.
Voor de directe omgeving van deze persoon werkt dat door in hoe zij de vereniging ervaren. De sociale dynamiek verandert, niet alleen door wat er gebeurd is, ook door hoe daarop wordt gereageerd. Dat kan maken dat deelname minder vanzelfsprekend voelt.
Voor de vereniging zelf ligt hier een wezenlijke vraag. Leiderschap wordt zichtbaar op het moment dat het ingewikkeld wordt. Niet door alleen grenzen te stellen, wel door ook verantwoordelijkheid te nemen voor de keuzes die aan de situatie voorafgingen én voor wat er daarna nodig is.
Wanneer een bestuur een besluit neemt en dat laat uitvoeren door een vrijwilliger, vraagt dat om het uitspreken dat de uitvoering van dat besluit terecht was. Tegelijk vraagt het om het erkennen van de grens die is overschreden en het ondersteunen van het herstel daarna.
Het publieke excuus dat is gemaakt, vormt daarin een belangrijk moment. Het laat zien dat verantwoordelijkheid wordt genomen. Wanneer een bestuur dat expliciet erkent en ondersteunt, ontstaat er ruimte om verder te kijken dan het incident alleen.
Herstel wordt daarmee geen individuele opdracht, wel een gezamenlijke beweging.
Mijn advies
Spreek als bestuur expliciet uit dat het genomen besluit een besluit van de vereniging is en dat de vrijwilliger die dit uitvoerde handelde namens de club. Daarmee wordt duidelijk dat de uitvoering niet losstaat van de organisatie.
Maak tegelijkertijd helder dat het grensoverschrijdende gedrag niet acceptabel is. Door deze twee lijnen naast elkaar te benoemen ontstaat er een zuiver onderscheid tussen rol en gedrag.
Erken het publieke excuus dat is gemaakt en spreek als bestuur uit dat dit wordt geaccepteerd. Daarmee wordt zichtbaar dat verantwoordelijkheid nemen ook leidt tot ruimte voor herstel.
Toon actief steun aan de vrijwilliger in zijn rol en werk bewust toe naar zijn herintrede binnen de vereniging. Dat vraagt om meer dan afwachten. Het vraagt om een duidelijke keuze om iemand weer onderdeel te laten zijn van het geheel.
Reflecteer binnen de vereniging op hoe dit soort situaties in de toekomst worden begeleid. Denk daarbij ook aan de vraag hoe vrijwilligers ondersteund worden wanneer zij namens de vereniging handelen in potentieel spanningsvolle situaties.
Heb daarnaast oog voor de impact op naasten en creëer ruimte voor een veilige terugkeer binnen de vereniging. De manier waarop een vereniging reageert bepaalt in sterke mate of mensen zich opnieuw kunnen verbinden. Laat leiderschap zien dat verantwoordelijkheid niet ophoudt bij het nemen van een besluit, wel juist zichtbaar wordt in het dragen van de gevolgen en het mogelijk maken van herstel.